Loi 25: Protection de vos renseignements personnels

Marie-Claude Gendron

21 septembre 2023

AVIS DE NOMINATION DU RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

dans le cadre des services dispensés

par Physio Action Plus (ci-après notre « entreprise »)

En conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, notre entreprise nomine Francis Lamarche à titre de responsable de la protection des renseignements personnels.

En tant que responsable, Francis Lamarche s’assurera que les meilleures pratiques en matière de gestion des renseignements personnels soient toujours en vigueur au sein de notre entreprise.

C’est également en ses qualités de responsable de la protection des renseignements personnels que ce dernier recevra et honorera toutes demandes d’accès, de rectification ou de désindexation des renseignements personnels provenant d’un client ou d’un employé de notre entreprise.

En tout temps, il est possible de contacter Francis Lamarche à l’aide des coordonnées suivantes:

Francis Lamarche, responsable de la protection des RP pour
Les cliniques Physio Action Plus.

5305 Boulevard Jean-XXIII
Trois-Rivières (Québec) G8Z 4A6
(819) 370-4545
flamarchephysioactionplus@gmail.com

Le 22 septembre 2023 à Trois-Rivières.

Ci-bas sont présentés les détails de notre politique de protection de vos renseignements personnels à laquelle vous consentez lors de la signature de notre bilan de santé. Nous vous encourageons à la consulter en totalité afin de prendre connaissance de façon libre et éclairée de cette politique. N’hésitez pas à communiquer avec notre responsable, M. Francis Lamarche, si vous aviez toute interrogation quant à ce document.

CONSENTEMENT À LA COLLECTE ET À LA CONSERVATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AU MOYEN DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

dans le cadre des services dispensés

par Physio Action Plus (ci-après notre « entreprise »)

Le présent formulaire de consentement vise à vous informer de l’utilisation que fait notre entreprise des technologies de l’information et de la communication (ci-après TIC) pour la collecte et la conservation de vos renseignements personnels (ci-après RP) dans le cadre de la tenue de votre dossier et la réalisation de services, des risques inhérents à cette utilisation et d’obtenir votre consentement libre et éclairé en lien avec cette utilisation.

Si vous avez une question ou des commentaires relatifs à ce consentement, n’hésitez pas à vous référer à notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent au bas du présent consentement.

Collecte et conservation de vos renseignements personnels

Dans le but d’assurer une bonne traçabilité et un accès opportun à vos RP aux seules personnes nécessitant un tel accès, nous utilisons les TIC en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.

Dans notre entreprise, vos RP sont collectés et/ou conservés à l’aide d’un logiciel permettant d’assurer une bonne traçabilité des services rendus et des accès à vos RP effectués par les membres de notre entreprise. Nous recueillons vos renseignements personnels tels que vos coordonnées afin d’être en mesure de vous contacter et vous facturer nos services. Nous utilisons également vos renseignements personnels liés à votre santé afin de vous fournir un traitement en physiothérapie de façon efficace, sécuritaire et appropriée.

Personnes ayant accès à vos renseignements personnels

Seules les personnes suivantes peuvent avoir accès à vos renseignements:

a) Le personnel de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients;
b) Un fournisseur de service de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de la prestation de service et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients;
c) Le tuteur légal d’une personne de moins de 14 ans, si cette situation vous implique;
d) La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert.

En plus des personnes ci-haut nommées, une entité impliquée dans des activités de recherche, d’étude, de production de statistiques ou d’une transaction commerciale du cabinet pourrait accéder à certaines données dépersonnalisées (ne permettant pas de vous identifier directement) afin de pouvoir réaliser son travail.

Droit à l’accès et à la rectification de vos renseignements personnels

Vous êtes en droit d’accéder à vos RP et d’exiger une rectification si vous les jugez inexacts, incomplets ou équivoques, ou si leur collecte ou leur conservation n’est pas autorisée par la loi ou par ce consentement. Pour ce faire, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, dont les coordonnées se trouvent au haut du présent consentement.

Il est à noter que notre entreprise peut toutefois refuser cette rectification si elle contrevient aux lois et règlements applicables en la matière. Nous vous fournirons alors le justificatif complet menant à ce refus.

Protection de vos renseignements personnels

L’accessibilité à vos RP est protégé au moyen d’un identifiant unique et d’un mot de passe possédé par chacun des membres de notre personnel. Nous sommes donc en mesure d’obtenir la liste complète des accès, consultations, modifications et partages de vos renseignements, ce qui nous permet de surveiller et détecter les problèmes ou les accès non autorisés à vos RP par le biais d’audit.

Durée de conservation de vos renseignements personnels

Vos renseignements personnels seront conservés pendant une durée d’au minimum 2 ans suivant la dernière activité, soit le dernier achat ou service rendu par notre entreprise, tel que prescrit par nos obligations légales.

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la collecte et à la conservation de vos RP en communiquant avec notre responsable de la protection des RP.

Nonobstant ce qui précède, notre entreprise pourrait devoir conserver certains de vos RP pendant la période prescrite par ses obligations déontologiques.

CONSENTEMENT À LA CONSULTATION ET À LA COMMUNICATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS AU MOYEN DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION

dans le cadre des services dispensés

par Physio Action Plus (ci-après notre « entreprise »)

La présent formulaire de consentement vise à vous informer de l’utilisation que fait notre entreprise des technologies de l’information et de la communication (ci-après, TIC) pour la consultation interne et la communication vers l’externe de vos renseignements personnels (ci-après, RP) à diverses personnes et entités et des risques inhérents à cette utilisation, et vise à obtenir votre consentement libre et éclairé en lien avec cette utilisation.

Consultation et communication de vos renseignements personnels

Dans le but de favoriser la collaboration entre les différents membres de notre équipe et les personnes ou entités œuvrant à l’extérieur de notre entreprise, nous utilisons les TIC en conformité avec les lois et règlements présentement en vigueur au Québec.

Dans notre entreprise, vos RP peuvent être communiqués via certains logiciels de communication afin de pouvoir échanger avec vous, entre collègues ou avec des personnes ou des entités œuvrant à l’extérieur de notre entreprise. Aucun réseau social ne sera utilisé pour communiquer des RP, pour des raisons légales et déontologiques. Nous consultons et communiquons vos renseignements personnels tels que vos coordonnées afin d’être en mesure de vous contacter et vous facturer nos services. Nous utilisons également vos renseignements personnels liés à votre santé afin de vous fournir un traitement dans notre entreprise de façon efficace, sécuritaire et appropriée.

Notre entreprise a vérifié que ces fournisseurs logiciels hébergent vos RP sur le territoire canadien ou à défaut, on s’assurera de faire les évaluations imposées par la Loi 25 lors de l’entrée en vigueur de l’article 17.

Risque inhérent

De par la nature des communications via les TIC, il existe un risque inhérent que vos RP puissent être interceptés lors d’une communication initiée par vous ou par le personnel de notre entreprise.

C’est pourquoi notre entreprise communiquera seulement le strict minimum en ce qui a trait à vos RP et le fera toujours en respect du présent consentement.

Bien que notre entreprise emploie les mesures nécessaires pour réduire au maximum les risques liés à la communication de RP à destination ou en provenance de notre personnel, elle ne peut pas garantir l’absence de risques lors de ces communications.

Personnes ayant accès à vos renseignements personnels

Seules les personnes suivantes peuvent recevoir des communications de notre personnel dans lesquelles peuvent se trouver vos RP:

Vous;
b) Le personnel de notre entreprise en ayant besoin dans le cadre de leur emploi et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients;
c) Un fournisseur de service de notre entreprise ayant besoin de vos RP dans le cadre de la prestation de service et ayant signé une entente de confidentialité en matière de RP des clients;
d) La police ou une autre autorité compétente, si la loi le requiert;
e) La liste des personnes n’oeuvrant pas directement au sein de notre entreprise, telles que médecins ou autres professionnels de la santé. Votre consentement écrit devra être obtenu par votre thérapeute au préalable.

Communication à un tiers

Notre entreprise pourrait être appelée à communiquer avec un tiers certains de vos RP pour assurer le bon fonctionnement de ses opérations (ex.: pour réaliser des activités de maintenance au niveau d’un logiciel).

Lorsqu’une telle situation se présente, notre entreprise s’engage à faire signer à ce tiers un contrat de confidentialité afin de s’assurer que vos RP possèdent le même niveau de sécurité chez ce tiers qu’au sein de notre entreprise.

Si un autre tiers demande que lui soient communiqués certains de vos RP, nous vous demanderons votre consentement avant de procéder, en mettant à jour la liste des personnes énumérées à la fin de ce consentement.

Enregistrement

Si vous désirez enregistrer vos communications avec notre entreprise pour les visionner de nouveau dans le futur, vous devez d’abord avoir le consentement de notre personnel. En contrepartie, notre entreprise s’engage à ne jamais enregistrer les communications effectuées avec vous sans votre consentement, ni à communiquer ces enregistrements avec quiconque sans votre consentement.

Limites

Bien qu’il soit possible pour notre personnel de réaliser plusieurs services à distance, certaines limites existent. Notre entreprise s’assurera que tout service fourni à distance permette d’atteindre une qualité de service au moins aussi élevée qu’un service fourni en présentiel. Si notre personnel juge qu’une rencontre en personne est plus appropriée et bénéfique pour vous, il vous en informera et vous invitera à prendre rendez-vous en présentiel.

Droit de retirer votre consentement

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement à la consultation et à la communication des RP en communiquant avec notre responsable de la protection des RP.